Aufbewahrungspflichten- und Fristen bei Dienstverhältnissen

Ob nun zahlreiche Bewerbungsunterlagen aufgrund einer ausgeschriebenen Stelle, „alte“ Personalakten aufgrund von Personalwechsel…, die Frage ist, inwiefern auch im Büro „Frühjahrsputz“ gemacht werden kann oder gar muss. Dabei sind sowohl abgaben-, arbeits- als auch datenschutzrechtliche Grundlagen zu berücksichtigen:

Die Aufbewahrungsfrist für Dienstverträge ergibt sich aus dem Datenschutzrecht, insbesondere der Standard- und Musterverordnung 2004, die für die Aufbewahrung von Daten eines Arbeitnehmers (wozu auch der Dienstvertrag zählt) als zulässige Höchstdauer den Zeitraum bis zur Beendigung des Dienstverhältnisses vorsieht und darüber hinaus, solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen oder solange Rechtsansprüche aus dem Arbeitsverhältnis gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemacht werden können. Damit ist einerseits ausschlaggebend welche Fristen für den Verfall von Ansprüchen sich aus dem Gesetz oder einem Kollektivvertrag ergeben. Andererseits sind die gesetzlichen steuerlichen Aufbewahrungspflichten der BAO von 7 Jahren, sowie nach dem ASVG von 5 Jahren zu berücksichtigen. Im Hinblick auf die Möglichkeit, dass Verjährungsfristen nach §§ 207, 209 BAO auf insgesamt 10 Jahre verlängert werden können, ist von einer entsprechenden zulässigen Aufbewahrungsdauer bzw. -pflicht auszugehen.

Der Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses kann 30 Jahre lang geltend gemacht werden. Somit sind die erforderlichen Daten für ein Dienstzeugnis (Daten des Arbeitnehmers, Daten des Arbeitgebers, Dauer des Arbeitsverhältnisses, Verwendungsbezeichnung) oder ein bereits ausgestelltes Dienstzeugnis für diesen Zeitraum aufzubewahren. Also ist zu empfehlen ehestmöglich ein Dienstzeugnis auszustellen.

Über die genannten Zeiträume hinaus besteht nicht nur keine Pflicht sondern auch keine Berechtigung zur Aufbewahrung der Daten, was bei Missachtung, insbesondere nach dem Datenschutzgesetz, zu Verwaltungsstrafen führen kann.

Ebenfalls aus dem Datenschutzrecht ergibt sich die (befristete) Berechtigung, Bewerbungsunterlagen aufzubewahren. Wenn Bewerber nicht eingestellt werden, müssen deren Unterlagen jedenfalls zeitnah vernichtet werden. Die Zeitspanne, nach welcher die Unterlagen zu vernichten sind, ergibt sich grundsätzlich aus dem Zweck der Übermittlung der Unterlagen (Bewerbung für eine bestimmte ausgeschriebene Stelle). Wenn der Bewerbungsprozess abgeschlossen und die Stelle (endgültig) anderweitig besetzt ist, sind daher die Unterlagen grundsätzlich zu vernichten.

Die Obergrenze ist hier wohl bei etwas mehr als 6 Monaten zu ziehen. Einerseits scheint dann ein „Rückgriff“ auf den Bewerber für dieselbe Stelle nicht mehr plausibel, andererseits können allfällige (Schadenersatz-)Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz wegen Nichtbegründung eines Dienstverhältnisses aufgrund der Verletzung des Gleichbehandlungsgebotes binnen 6 Monaten ab Ablehnung der Bewerbung geltend gemacht werden. Bis der Dienstgeber von einem solchen Verfahren erfährt können natürlich noch einige Tage/Wochen vergehen. Daher ist es nicht nur zulässig, sondern auch ratsam, Bewerbungsunterlagen und die dazu allfälligen schriftlichen Entscheidungsgrundlagen für die Ablehnung der Bewerbung zumindest 6 Monate, allenfalls etwas darüber hinaus, aufzubewahren.

Liegt eine Zustimmung des Bewerbers vor, die Daten für neue Stellenausschreibungen in Evidenz zu halten, ist eine längere Aufbewahrung durchaus zulässig.

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